Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA na potrzeby KSeF?
Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, jako właściciel firmy, nie jest konieczne składanie dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby móc skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Przedsiębiorca może zalogować się do KSeF, korzystając z autoryzacji poprzez podpis zaufany (ePUAP) lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Inaczej ma się sprawa w przypadku podatników będącymi osobami nie fizycznymi – np. Spółka z o.o. W tym przypadku uwierzytelnić się możemy za pomocą:
- elektronicznej pieczęci kwalifikowanej
- lub jako osoba fizyczna zgłoszona wcześniej na zawiadomieniu ZAW-FA
Podsumowując – aby zalogować się do KSeF z uprawnieniami właścicielskimi dla Spółki z o.o. należy posiadać elektroniczną pieczęć kwalifikowaną lub wcześniej zgłosić osobę fizyczną za pomocą zawiadomienia ZAW-FA , dla której przypisze się uprawnienia.
WAŻNE: Zawiadomienie ZAW-FA składa się
w urzędzie skarbowym w formie papierowej.
Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA na potrzeby KSeF?
krok po kroku
W poz.1 w lewym górnym rogu należy wprowadzić NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF.
W poz.4 wypełnia się wtedy , gdy podatnik składa więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA
A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA
poz.5 należy wpisać właściwy Naczelnik Urzędu Skarbowego do którego składamy druk
poz.6 należy zaznaczyć „x” cel złożenia formularza
- nadanie uprawnień, czyli wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF ( tak zostało zaznaczone powyżej)
- odebranie uprawnień osobie, która już je posiada,
- zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika. Należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP ani PESEL, którym będzie się posługiwała osoba wskazywana w części B.
B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU, KTÓRY NADAJE LUB ODBIERA UPRAWNIENIA DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR
W części B należy wskazać dane podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF.
poz.7 należy zaznaczyć „x” kto składa zawiadomienie ZAW-FA
- jeżeli jest to podmiot niebędący osobą fizyczną np.: spółką ( tak jak to zostało zaznaczone w przykładzie powyżej)
- jeżeli jest to organ egzekucyjny (w przypadku zaznaczenia tej opcji wypełnia się również pole 1. „podmiot niebędący osobą fizyczną”);
- jeżeli jest to osoba fizyczna np. jednoosobowy przedsiębiorca
poz.8 w tym miejscu osoby fizyczne podają swoje nazwisko oraz imię, pozostali – pełną nazwę spółki,
poz.9-17 w tych polach należy wpisać adres miejsca zamieszkania – w przypadku osób fizycznych lub siedziby – w przypadku pozostałych podatników,
poz.18-19 dane kontaktowe
C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ DO JKORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR
poz.20 należy tu wpisać identyfikator podatkowy osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSEF:
(1) – NIP
(2) – PESEL
(3) – brak identyfikatora. Zaznacza się tylko w przypadku nierezydenta podatkowego, który nie posiada ani NIP ani PESEL.
poz.21 należy podać NIP ew. PESEL w zależności od tego, którą opcję zaznaczyliśmy wyżej.
poz.22-24 w tym miejscu podajemy nazwiska i imienia osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSeF oraz datę urodzenia wskazywanej osoby, jeśli w polu 20 zaznaczyliśmy opcję numer 3.
poz.25-27 jeśli w polu numer 20 zakreśliliśmy opcję numer 3. W polach tych podajemy dane dotyczące dokumentu potwierdzającego tożsamość wskazywanej osoby, jak rodzaj, numer, serię i kraj wydania tego dokumentu.
poz.28-38 w tych pozycjach należy podać adres miejsca zamieszkania osoby uprawnionej do korzystania z KSeF, wskazywanej w zawiadomieniu wraz z nr telefonu i adresem e-mail
WAŻNE :
Sekcji C – NIE WYPEŁNIA SIĘ, jeśli w polu nr 6 Sekcji A zaznaczyliśmy kwadrat nr 3 – zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny.
D. ZŁOSZENIE DANYCH UNIKALNYCH IDENTYFIKUJĄCYCH KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY NIEZAWIERAJĄCY NUMERU IDENTYFIKACJI PODFATKOWEJ (NIP) I NUMERU PESEL
poz.39 wskazujemy tu dane identyfikujące podpis elektroniczny (SHA-256), który nie zawiera ani NIP ani PESEL.
Sekcję tę uzupełnia się wtedy , gdy:
- w Sekcji A poz.6 został oznaczony kwadrat numer 3 (zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny) lub
- w Sekcji A poz.6 został oznaczony kwadrat numer 1 (nadanie uprawnień) ale osoba, którą chcemy uprawnić do korzystania z KSeF (wymieniona w sekcji C) nie posiada ani NIP ani PESEL a ma kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawierający tych danych.
Skąd uzyskać unikalne dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny?
Dane te pobieramy z zainstalowanego w systemie certyfikatu.
Na przykładzie systemu WINDOWS:
W panelu sterowania wchodzimy w zarządzanie certyfikatami użytkowników. Aby wyszukać taką opcję możemy wpisać w polu wyszukiwania cłowo certfi:
W kolejnym oknie wybieramy certyfikat osoby którą chcemy zgłosić i klikamy dwukrotnie myszką:
W zakładce szczegóły będzie możliwy do skopiowania odcisk palca
E. PODPIS PODATNIKA LUB PODMIOTU / OSOBY REPREZENTUJĄCEJ
W Sekcji E należy złożyć podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF trzeba wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Tak wypełnione zawiadomienie ZAW-FA należy przesłać do urzędu skarbowego w postaci papierowej. Za jego pomocą można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.