Poziom zaufania dokumentu w KSeF – jak skutecznie wyfiltrować błędne faktury na przykładzie COMARCH ERP OPTIMA
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia rolę księgowego z „operatora wprowadzającego dane” w „kontrolera procesów”. Masowy napływ faktur zakupowych bezpośrednio do systemu ERP to ogromne ułatwienie, ale i ryzyko. Czy każda faktura, która trafiła do Twojej Optimy przez bramkę Ministerstwa Finansów, jest bezpieczna? Niekoniecznie.
W niniejszym artykule przedstawiamy autorską metodę Poziomów Zaufania, którą wdrożyliśmy u naszych klientów korzystających z Comarch ERP Optima.
Ta sama logika może zostać zaadaptowana w każdym innym systemie finansowo-księgowym.
Dlaczego samo „pobranie faktury” z KSEF to za mało?
KSeF weryfikuje strukturę pliku XML, ale nie sprawdza intencji biznesowych. Na Twoją listę dokumentów mogą trafić:
- Faktury wystawione pomyłkowo na Twój NIP przez obcy podmiot.
- Dokumenty od dostawców, którzy utracili status czynnego podatnika VAT.
- Omyłkowe, prywatne zakupy wspólników , pracowników na fakturę VAT
Metoda określania Poziomów Zaufania do dokumentu
Idea Poziomów Zaufania opiera się na koncepcji „cyfrowego scoringu” dokumentów.
Zamiast traktować każdą fakturę z KSeF jako jednakowo pewną, będziemy mogli nadać jej wagę poziomu zaufania na podstawie twardych danych historycznych zapisanych w Twojej bazie ERP.
Wykorzystanie „Pamięci Systemowej”
Twoja baza danych to kopalnia wiedzy o wiarygodności dostawców. Zestawiając listę CDN.DokumentyKSeF z nagłówkami rejestru VAT CDN.VatNag, tworzymy mechanizm, który sprawdza, czy dany NIP jest „znajomym”, czy „całkowicie obcym przybyszem”.
Poziom Zaufania 0: „Nieznany Podmiot” – System Wczesnego Ostrzegania
W metodologii scoringu dokumentów, Poziom 0 stanowi najbardziej restrykcyjną kategorię. Dotyczy on sytuacji, w której system pobiera fakturę zakupową z KSeF (gdzie DKF_Typ = 1), ale numer NIP wystawcy (DKF_NIP) nie posiada żadnego historycznego powiązania z naszymi dotychczasowymi rozliczeniami zapisanymi w Rejestrze VAT.
Dlaczego Poziom 0 to „Czerwona Flaga”?
Brak NIP-u kontrahenta w tabeli nagłówków rejestru VAT (CDN.VatNag) oznacza, że w całej dającej się przeszukać historii firmy nie zewidencjonowano ani jednej faktury od tego dostawcy.
W dobie automatyzacji KSeF taka sytuacja powinna być natychmiast flagowana jako podejrzana z dwóch możliwych kluczowych powodów:
- Błąd Wystawcy (Faktura Omyłkowa): W systemie KSeF dokumenty są doręczane na podstawie numeru NIP nabywcy. Jeśli obca firma pomyli się o jedną cyfrę przy wpisywaniu NIP-u swojego klienta, faktura trafi bezpośrednio do Twojego systemu ERP. Bez filtra „Zaufania 0”, taka faktura mogłaby zostać omyłkowo zaakceptowana i opłacona.
- Ryzyko Nadużyć: Faktury od podmiotów, z którymi nigdy nie nawiązano relacji handlowej, są najprostszym sposobem na podrzucenie tzw. „pustej faktury”. Oszuści liczą na to, że nowa faktura od nieznanego dostawcy zginie w masie innych dokumentów pobranych automatycznie.
Realizacja Poziomu 0 w Comarch ERP Optima
Realizacja Poziomu 0 w Comarch ERP Optima sprowadza się do stworzenia „inteligentnego sita”, które automatycznie odseparuje dokumenty od nieznanych dostawców bezpośrednio na liście faktur odebranych z KSeF.
Oto techniczny i praktyczny opis wdrożenia tego filtra, który zamienia listę dokumentów w narzędzie aktywnej weryfikacji.
Logika techniczna filtra (SQL)
Aby filtr był skuteczny, musi on „wyczyścić” numery NIP z myślników w obu porównywanych tabelach: CDN.DokumentyKSeF (lista KSeF) oraz CDN.VatNag (historia zakupów). Dzięki temu unikniemy błędnego zakwalifikowania dostawcy jako „nowego” tylko z powodu innego formatu zapisu numeru podatkowego.
Kod filtra do zastosowania na liście KSEF w OPTIMA:
REPLACE(DKF_NIP, ’-’, ”) NOT IN
(
SELECT DISTINCT REPLACE(VaN_KntNipE, ’-’, ”)
FROM CDN.VatNag WHERE VaN_Typ = 1
AND VaN_KntNipE IS NOT NULL AND VaN_KntNipE <> ”
)
Elementy składowe i ich znaczenie
REPLACE(DKF_NIP, '-', ''): Pobiera NIP z dokumentu KSeF i usuwa myślniki, tworząc jednolity ciąg cyfr.NOT IN: Wyklucza wszystkie numery, które system już „zna” z realnych transakcji.SELECT DISTINCT REPLACE(VaN_KntNipE, '-', ''): Tworzy unikalną listę wszystkich dostawców, od których kiedykolwiek wprowadzono fakturę do ewidencji VAT.VaN_Typ = 1: Kluczowy warunek zawężający przeszukiwanie wyłącznie do Rejestru VAT Zakupu. Nie chcemy, aby system uznał dostawcę za zaufanego tylko dlatego, że jest on naszym klientem (widnieje w rejestrze sprzedaży).
Jak dodać filtr na liście KSEF?
Na liście KSEF klikamy ikonkę konstruktora filtra:
Nadajemy nazwę dla filtra i wklejamy kod:
Następnie zaznaczamy w opcjach Typ Filtra -> Globalny, żeby był widoczny też na innych stanowiskach
Następnie na liście naciskamy filtruj, w wyniku czego otrzymamy faktury do weryfikacji:
Dlaczego to rozwiązanie jest skuteczne?
- Pominięcie „martwych” kartotek: Filtr ignoruje fakt, czy kontrahent jest założony w module Ogólne. Skupia się na faktach – czy kiedykolwiek rozliczyliśmy z nim podatek VAT.
- Automatyczna eliminacja omyłek: Jeśli otrzymasz fakturę wystawioną na Twój NIP przez firmę, z którą nigdy nie miałeś nic wspólnego, od razu zobaczysz ją w tym filtrze.
- Bezpieczeństwo JPK: Pozwala na weryfikację „nowicjuszy” przed ich ostatecznym wprowadzeniem do ksiąg, co drastycznie zmniejsza ryzyko konieczności korygowania JPK_V7.
Przykład praktyczny: Księgowa po pobraniu faktur z KSeF klika filtr „Poziom 0”. Widzi 3 faktury od nieznanych firm. Zamiast je księgować, wysyła zapytanie do działu logistyki: „Czy kupowaliśmy coś od firmy XYZ?”. Jeśli logistyka zaprzecza – mamy dowód na fakturę omyłkową, którą należy wyjaśnić u wystawcy, zanim wygeneruje ona zbędny koszt i obowiązek płatności.
Inne, przykładowe metody scoringu i oceny dokumentów KSEF.
Dla każdego dokumentu możemy obliczyć poziom zaufania wg różnych algorytmów i wyświetlić np jako dodatkowa kolumna na liście KSEF. Oceny poszczególnego dokumentu możemy dowolnie łączyć.
1. Scoring czasowy: „Uśpieni dostawcy”
Samo znalezienie NIP-u w Rejestrze VAT to połowa sukcesu. Bardziej zaawansowana metoda analizuje datę ostatniej transakcji.
Jeśli stały niegdyś dostawca nagle „budzi się” po trzech latach przerwy i wystawia fakturę na dużą kwotę, system powinien obniżyć poziom zaufania. Jest to klasyczny sposób na wykrywanie przejętych spółek lub prób wyłudzeń na „starą znajomość”.
2. Scoring kwotowy: „Anomalie wartości”
Metoda ta opiera się na analizie statystycznej kwot brutto z dokumentów KSeF w porównaniu do historii transakcji z danym kontrahentem. Jeśli dostawca paliwa, od którego faktury opiewają zazwyczaj na kilkaset złotych, nagle wystawia dokument na kilkanaście tysięcy, system automatycznie flaguje go do dodatkowej weryfikacji merytorycznej.
3.Scoring bankowy: „Zgodność rachunków”
Możliwość automatycznego porównania numeru rachunku bankowego zawartego w pliku XML faktury z numerem rachunku przypisanym do kontrahenta w systemie ERP lub zapisanym w historii płatności. Każda rozbieżność w numerze konta – nawet u zaufanego dostawcy – drastycznie obniża scoring dokumentu, chroniąc przed opłaceniem faktury na konto oszusta.
4.Scoring kategoryzacji: „Profil działalności”
Zaawansowane algorytmy mogą badać kategorię (opis) faktury. Jeśli firma, która historycznie dostarczała artykuły biurowe, nagle wystawia fakturę za „usługi doradcze” lub „najem sprzętu budowlanego”, scoring zaufania powinien spaść. Tego typu rozbieżność często świadczy o błędzie wystawcy lub próbie manipulacji kosztami.
5. Scoring logistyczny: „Zgodność z zamówieniami”
Najwyższy poziom wtajemniczenia to korelacja dokumentów z KSeF z dokumentami zamówień u dostawców (RO) lub dostawami zewnętrznymi (PZ). Faktura, która nie znajduje swojego odzwierciedlenia w procesie logistycznym firmy, automatycznie otrzymuje najniższy poziom zaufania, niezależnie od tego, jak dobrze znamy dostawcę.
Stwórz z nami swój inteligentny system weryfikacji
Przedstawione powyżej metody to jedynie wierzchołek góry lodowej możliwości, jakie daje umiejętne wykorzystanie danych zawartych w systemach Comarch ERP Optima. Każda firma ma inną specyfikę i inne ryzyka, dlatego system scoringowy powinien być „szyty na miarę”.
Chcesz wdrożyć te lub inne metody scoringu w swojej firmie? Zapraszamy do kontaktu z zespołem SystemyIT.pl. Pomożemy Ci zaprojektować i wdrożyć automatyczne filtry oraz mechanizmy weryfikacji, które zamienią Twój proces księgowy w bezpieczną i nowoczesną machinę, odporną na błędy i nadużycia w świecie KSeF.
Nie pozwól, by KSeF Cię zaskoczył – wejdź na wyższy poziom z SystemyIT.pl
Metoda poziomów zaufania to dopiero początek możliwości, jakie daje umiejętne zarządzanie danymi w systemie ERP. Świat KSeF będzie ewoluował, a wraz z nim techniki weryfikacji i automatyzacji dokumentów w tabelach takich jak CDN.DokumentyKSeF.
Zapisz się na nasz newsletter, w którym dzielimy się wiedzą „od kuchni”:
- Nowe schematy filtrowania: Będziemy informować o kolejnych poziomach scoringu (czasowym, kwotowym, bankowym), które pomogą Ci jeszcze skuteczniej analizować dane z
CDN.VatNag. - SQL dla Księgowych: Pokażemy Ci, że podstawy języka SQL to nie czarna magia, ale potężne narzędzie, które pozwoli Ci „rozmawiać” z Twoją bazą danych bez pośredników.
- Funkcje dodatkowe i automatyzacja: Dowiesz się, jak tworzyć własne kolumny i alerty, które wyręczą Cię w żmudnej weryfikacji dokumentów.
- Zaproszenia na szkolenia: Bądź pierwszy na liście chętnych na nasze warsztaty z tworzenia zaawansowanych filtrów i funkcji dodatkowych w Comarch ERP Optima.
Dlaczego warto?
Wierzymy, że najlepszą inwestycją w dobie cyfryzacji jest wiedza. Nasz newsletter to nie spam, to konkretne skrypty, porady i zaproszenia na szkolenia, dzięki którym zyskasz czas i bezpieczeństwo w codziennej pracy z ewidencją VAT.
Aktualności COMARCH ERP OPTIMA:
https://www.systemyit.pl/category/aktualnosci/comarch-erp-optima/
