KSeF Comarch Optima – wiele oddziałów. Poradnik krok po kroku

Jeśli interesuje Cię KSeF Comarch Optima wiele oddziałów i poprawna wysyłka faktur, ten poradnik jest dla Ciebie. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga odpowiedniej konfiguracji, zwłaszcza przy złożonej strukturze firmy. Dlatego, jeśli Twoi kontrahenci posiadają wiele oddziałów z tym samym NIP-em, musisz odpowiednio przygotować system. W tym poradniku dowiesz się, jak skonfigurować Comarch ERP Optima, aby zachować pełną zgodność z nowymi przepisami.

Krok 1: Zmień parametry w konfiguracji systemu

Najpierw musisz przygotować program do pracy z wieloma oddziałami. Standardowo Comarch ERP Optima blokuje dublowanie kartotek o tym samym numerze NIP. Z tego powodu program wymaga zmiany ustawień, abyś mógł bez przeszkód dodać osobne kartoteki dla każdego oddziału tego samego kontrahenta.

1. Przejdź do: Start / Konfiguracja / Firma / Ogólne / Parametry.

2. Odszukaj i odznacz (wyłącz) parametr: Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów.

       3. Zapisz zmiany.

Dzięki temu będziesz mógł stworzyć unikalne kartoteki dla każdego oddziału, co ułatwi zarządzanie wysyłką dokumentów.

Krok 2: Uzupełnij identyfikator wewnętrzny IDWew

Kluczowym elementem identyfikacji oddziałów w systemie KSeF jest tzw. identyfikator wewnętrzny (IDWew). Pozwala on na precyzyjne wskazanie miejsca docelowego faktury wewnątrz struktury nabywcy.

Jak uzupełnić dane na karcie kontrahenta?

• Otwórz formularz wybranego kontrahenta (oddziału) na zakładce [Ogólne].

• W sekcji Inne odszukaj pole Identyfikator wewnętrzny.

• Wpisz identyfikator zgodnie z wymaganą strukturą: NIP + 5 cyfr kontrolnych (np. 1234567890-12345).

Krok 3: Zasady przekazywania danych do KSeF

Zasady przekazywania danych do systemu KSeF w przypadku wskazania Nabywcy oraz Odbiorcy:

• Mapowanie podmiotów: Nabywca jest zawsze raportowany jako Podmiot2, natomiast Odbiorca otrzymuje oznaczenie Rola2 (odbiorca).

Sposób identyfikacji Odbiorcy w zależności od numeru NIP:

1. Ten sam NIP u obu podmiotów (przy posiadaniu IDWew przez Odbiorcę): System jako typ identyfikatora wskazuje IDWew.

2. Różne numery NIP: System przesyła NIP jako główny typ identyfikatora.

3. Brak NIP u Odbiorcy (przy jego obecności u Nabywcy):

   • W przypadku uzupełnienia pola Identyfikator wewnętrzny – przesyłany jest typ i wartość tego identyfikatora.

   • W przypadku braku identyfikatora wewnętrznego – przekazywana jest informacja: „Brak Identyfikatora”.

Zarządzanie dodatkowymi danymi KSeF

Jeśli potrzebujesz ręcznie zmodyfikować listę podmiotów, które mają zostać uwzględnione w e-fakturze, skorzystaj z dedykowanej zakładki na dokumencie.

Na formularzu faktury przejdź do zakładki [KSeF] -> sekcja [Dodatkowe dane]. Możesz tam zarządzać rolami podmiotów i upewnić się, że struktura dokumentu jest poprawna przed wysyłką do bramki Ministerstwa Finansów.

Poprawna konfiguracja wielooddziałowości w Comarch ERP Optima to gwarancja, że e-faktura trafi do właściwej jednostki organizacyjnej Twojego klienta. Pamiętaj, aby:

• Regularnie weryfikować poprawność IDWew swoich kontrahentów.

• Przeszkolić dział sprzedaży w zakresie wyboru odpowiednich kartotek (Nabywca vs Odbiorca).

• Śledzić statusy wysyłki na liście dokumentów w systemie.

Więcej informacji na stronie Comarch ERP