KSeF tuż tuż! Podsumowanie integracji w Comarch ERP Optima

1. Kiedy KSeF staje się obowiązkowy? Nie czekaj na 1 kwietnia – zacznij testy już dziś!

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie już 1 kwietnia 2026 roku.

Aby uniknąć stresu i ewentualnych problemów technicznych w pierwszym dniu obowiązywania przepisów, zachęcamy do rozpoczęcia wysyłki faktur do KSeF już dzisiaj.

Wysyłka w okresie fakultatywnym (do końca marca) jest całkowicie dobrowolna i nie nakłada obowiązku wysyłania wszystkich dokumentów przez KSeF aż do daty startu ustawy. Potwierdza to oficjalne źródło:

Czy jeśli wystawię kilka faktur w KSeF „na próbę” przed terminem obowiązkowym, to od tej pory muszę wystawiać wszystkie faktury w KSeF? Nie, wystawienie kilku faktur w KSeF w okresie fakultatywnym nie zobowiązuje do dalszego korzystania z systemu przed terminem wdrożenia obowiązkowego KSeF. Obowiązek zacznie się dopiero w terminach ustawowych. Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

Dlaczego warto przeprowadzić konfigurację samodzielnie już teraz?

• Prosta instrukcja krok po kroku: W treści tego artykułu znajdziesz sekcję „KSeF i Comarch ERP Optima: Pełna konfiguracja w 10 prostych krokach”. Przygotowaliśmy ją tak, aby każdy użytkownik mógł samodzielnie i bezpłatnie przygotować swój program do zmian.
• Uniknięcie paraliżu komunikacyjnego: Przewidujemy, że w dniach od 30 marca do 2 kwietnia nastąpi ogólnopolski szczyt zgłoszeń. W tym gorącym okresie nasza firma może nie być w stanie na bieżąco odbierać telefonów oraz odpowiadać na maile.

• Samodzielność to gwarancja startu: Liczenie na pomoc techniczną w ostatnich dniach marca może okazać się ryzykowne ze względu na ogromną skalę wdrożeń w całym kraju. Skonfiguruj system dzisiaj, korzystając z naszej instrukcji, póki masz na to czas i spokój.

• Bezpieczna nauka: Możesz wysłać pierwsze faktury i sprawdzić ich status, zanim ewentualne błędy zaczną skutkować problemami podatkowymi po 1 kwietnia.

• Weryfikacja w bezpiecznych warunkach: Samodzielna konfiguracja i wysłanie pierwszej faktury „na próbę” pozwoli Ci upewnić się, że certyfikaty i uprawnienia działają poprawnie, zanim błędy zaczną skutkować problemami podatkowymi.

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Przejdź do sekcji poniżej z instrukcją, skonfiguruj swoją Optimę i wyślij dzisiaj pierwszą fakturę ustrukturyzowaną. Bądź gotowy na KSeF, zanim linie wsparcia zostaną całkowicie zablokowane.

2.Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Film szczegółowo wyjaśnia proces konfiguracji dostępów w Aplikacji Podatnika KSeF. Dowiesz się z niego, jak sprawnie zarządzać uprawnieniami dla pracowników, biur rachunkowych oraz kontrahentów.

Kluczowe rodzaje uprawnień omówione w materiale:

• Bezpośrednie dla osoby fizycznej – idealne dla wewnętrznych działów księgowości (nadawane po numerze PESEL).

• Dla podmiotu (np. biura rachunkowego) – umożliwia delegowanie uprawnień do wystawiania i odbierania faktur na inną firmę (identyfikacja przez NIP).

• Dla księgowego na rzecz konkretnego klienta – precyzyjne przypisanie pracownika biura do obsługi danej firmy.

• Dla osoby fizycznej do pracy dla wszystkich klientów – rozwiązanie przydatne przy zastępstwach w biurach rachunkowych.

• Samofakturowanie – upoważnienie innego podmiotu do wystawiania faktur w Twoim imieniu.

• Wystawianie faktur RR – dedykowane uprawnienie dla rolników ryczałtowych.

Najważniejsze funkcje panelu uprawnień:

• Uwierzytelnianie: Logowanie odbywa się m.in. przez Profil Zaufany.

• Zakresy: Możliwość wyboru między samym przeglądaniem (odbieraniem), wystawianiem, a prawem do dalszego przekazywania uprawnień.

• Zarządzanie: Wgląd w listę aktywnych dostępów oraz możliwość ich indywidualnego odbierania w dowolnym momencie.

Logowanie do systemu i nadawanie dostępów jest kluczowym elementem przygotowania firmy do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur.

3. KSeF i Comarch ERP Optima: Pełna konfiguracja w 10 prostych krokach

Praktyczny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces łączenia systemu Comarch ERP Optima z Krajowym Systemem e-Faktur. Artykuł wyjaśnia, jak wygenerować niezbędne certyfikaty i klucze na portalu rządowym oraz jak poprawnie skonfigurować uprawnienia operatorów, aby w pełni zautomatyzować wysyłkę i odbiór e-faktur.
https://www.systemyit.pl/ksef-i-comarch-erp-optima-pelna-konfiguracja-w-10-prostych-krokach/

4. Jak wystawić i wysłać pierwszą fakturę ustrukturyzowaną wraz z dodatkowymi danymi w COMARCH ERP OPTIMA?

Fakturę wystawiasz w programie tak jak do tej pory, ale po zatwierdzeniu musi być ona wysyłana do KSeF.
W zakładce KSEF w fakturze możesz dodać dodatkowe dane, które mają być wysłane do KSEF – np. identyfikator wewnętrzny
Dopiero po przetworzeniu przez Ministerstwo otrzymuje swój unikalny numer KSeF, co jest równoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawno-podatkowego.

Opis na stronie COMARCH:
https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025/dokumentacja/wysylka-faktur-do-ksef/

5. Co w przypadku awarii KSeF?

Tryby awaryjne i offline KSeF w Comarch ERP Optima – najważniejsze informacje

Program Comarch ERP Optima zapewnia ciągłość wystawiania faktur w strukturze FA(3) nawet w przypadku braku połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Aby korzystać z trybów szczególnych, niezbędne jest wygenerowanie i wskazanie w programie certyfikatu KSeF (typu 2).

W konfiguracji firmy (Dane firmy KSeF) można ustawić odpowiedni tryb pracy systemu:

• Offline 24 (brak dostępu do internetu) oraz Niedostępność KSeF (zaplanowane prace serwisowe MF): wystawione dokumenty należy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

• Awaria KSeF (niezaplanowana awaria ogłoszona w BIP): termin na przesłanie faktur wynosi do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

• Awaria całkowita (komunikat w środkach masowego przekazu): sytuacja kryzysowa całkowicie zwalniająca z obowiązku późniejszego przesyłania faktur do KSeF.

Wystawianie dokumentów i wydruki z kodami QR Faktury wystawione w trybach awaryjnych widoczne są na liście dokumentów w Optimie ze specjalnym statusem w kolorze czerwonym.

W przypadku udostępniania dokumentu nabywcy przed jego faktycznym przesłaniem do KSeF, z poziomu formularza faktury dostępny jest wydruk potwierdzenia transakcji, który zawiera dwa wymagane kody QR:

• OFFLINE – zapewniający dostęp do weryfikacji danych,

• CERTYFIKAT – umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy.

Należy pamiętać, że wystawienie faktury korygującej do dokumentu z trybu offline w Optimie jest możliwe dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej.

6. Jak odbierać faktury kosztowe (zakupowe)?

Wszystkie faktury od Twoich dostawców również trafiają do KSeF. System COMARCH ERP OPTIMA pozwala na ich bezpośrednie pobieranie i automatyczne wprowadzanie do rejestru.

Aktualności KSEF:

https://www.systemyit.pl/category/ksef/