KSeF i Comarch ERP Optima: Pełna konfiguracja w 10 prostych krokach

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedno z najważniejszych wyzwań technologicznych dla polskich przedsiębiorstw. Aby proces ten przebiegł sprawnie i bez zakłóceń, przygotowaliśmy szczegółową instrukcję, która przeprowadzi Cię przez wszystkie niezbędne ustawienia.

Konfiguracja KSEF w COMARCH ERP OPTIMA w 10 krokach

Nasz poradnik został podzielony na dwie kluczowe części:

  1. Część 1: Przygotowanie poświadczeń w KSeF – dowiesz się, jak uwierzytelnić się na portalu rządowym i wygenerować niezbędne certyfikaty.

  2. Część 2: Konfiguracja w programie Comarch ERP Optima – pokażemy, jak zaimplementować pobrane pliki bezpośrednio w systemie ERP, aby zautomatyzować obieg faktur.

Część 1: Przygotowanie poświadczeń w Aplikacji Podatnika KSeF

Zanim przystąpisz do pracy w systemie ERP, musisz uzyskać dostęp do ministerialnej platformy i wygenerować unikalny zestaw plików autoryzacyjnych. Proces ten jest bezpieczniejszy od tradycyjnych tokenów i pozwala na pełną automatyzację wymiany danych.

Krok 1: Logowanie i wybór metody uwierzytelnienia

Proces zaczynamy od wejścia na oficjalną stronę Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/. Na stronie głównej należy wybrać sekcję Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur.

Widok strony głównej KSeF z zaznaczoną sekcją Logowanie i Uwierzytelnienie.

W kolejnym oknie system poprosi o wybór metody weryfikacji tożsamości. Najbardziej powszechną i rekomendowaną ścieżką jest Zaloguj profilem zaufanym.

Ekran wyboru metody autoryzacji. Pierwsza opcja od góry to „Zaloguj profilem zaufanym”, wskazana jako najczęściej używana metoda logowania do usług administracji publicznej. OPTIMA KSEF KONFIGURACJA

Krok 2: Wskazanie kontekstu firmy i podpisanie żądania

Po pomyślnym zalogowaniu musisz określić, w imieniu jakiego podmiotu będziesz działać. Wybierz opcję NIP firmy, wprowadź numer identyfikacji podatkowej swojego przedsiębiorstwa i kliknij przycisk Uwierzytelnij.

Wprowadzanie NIP firmy w KSeF – określenie kontekstu logowania do Aplikacji Podatnika.

Następnie system wyświetli dokument żądania uwierzytelnienia, który należy zatwierdzić przyciskiem Podpisz. Zostaniesz przekierowany do wyboru metody podpisu – wybierz Profil zaufany, a następnie potwierdź operację podpisania dokumentu poprzez stronę Twojego banku.

Logowanie profilerm zufanym KSEF konfiguracja OPTIMA

Następnie system wyświetli dokument żądania uwierzytelnienia, który należy zatwierdzić przyciskiem Podpisz. Zostaniesz przekierowany do wyboru metody podpisu – wybierz Profil zaufany, a następnie potwierdź operację podpisania dokumentu poprzez stronę Twojego banku.

Potwierdzenie podpisania dokumentu Profilem Zaufanym

Krok 3: Weryfikacja menu i uprawnień

Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz panel główny KSeF. Bardzo ważne: Upewnij się, że w menu bocznym po lewej stronie widzisz sekcję Faktury.

  • Jeżeli menu faktury istnieje, możesz przejść do kolejnego kroku.

  • Uwaga: Jeśli nie widzisz menu faktur, oznacza to, że musisz najpierw nadać sobie uprawnienia do wysyłania i odbierania dokumentów. Jeśli masz z tym problem – możemy w tym pomóc!

Widok menu bocznego z aktywnymi fakturami

Krok 4: Generowanie certyfikatu i klucza prywatnego

Gdy menu jest aktywne, przechodzimy do najważniejszej części technicznej:

  1. W menu bocznym rozwiń zakładkę Certyfikaty i kliknij Wnioskuj o certyfikat.

    Wnioskowanie o certyfikat KSEF do OPTIMA

  2. W oknie kreatora nadaj nazwę dla certyfikatu (np. OPTIMA).

  3. Ustaw Hasło (musi mieć min. 15 znaków, zawierać wielką literę, cyfrę i znak specjalny).

  4. Kliknij przycisk Generuj, a następnie wybierz Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.

Wnsioskowanie o certyfikat do wymiany danych KSEF OPTIMA

Wygenerowano klucz prywatny KSEF OPTIMA Konfiguracja

Krok 5: Finalizacja i pobieranie plików

Po wysłaniu wniosku zobaczysz status W realizacji – użyj przycisku Odśwież, aż operacja zostanie zakończona. W wyniku tego procesu musisz pobrać i zapisać:

Wydawanie certyfikatu w realizacji - KSEF OPTIMA

  • Plik .key (klucz prywatny), który jest niezbędny do uwierzytelniania w programie Optima.

  • Plik .crt (certyfikat publiczny), który pobierzesz klikając przycisk Pobierz certyfikat.

Pobieranie certyfikatu KSEF DO OPTIMA

Dopiero posiadając komplet: plik .crt, plik .key oraz hasło, możesz przejść do konfiguracji w programie Comarch ERP Optima, co opisaliśmy w drugiej części poradnika.

Część 2: Konfiguracja Comarch ERP Optima i wdrożenie certyfikatu

Po pomyślnym pobraniu certyfikatu oraz klucza prywatnego z portalu Ministerstwa Finansów, należy zaimplementować te dane w systemie ERP. Proces ten pozwoli na pełną automatyzację wysyłki faktur ustrukturyzowanych.

Krok 6: Aktywacja obsługi KSeF w programie

Zanim zaczniesz wysyłać dokumenty, musisz poinformować system, że dana firma będzie korzystać z wymiany danych z serwerami rządowymi.

  • Wejdź w menu Konfiguracja -> Firma -> Dane firmy -> KSeF.

  • Zaznacz parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF.

  • W sekcji „Środowisko pracy” wybierz opcję produkcyjne – łączymy się z KSeF w trybie produkcyjnym, aby przesyłać rzeczywiste dokumenty do bazy Ministerstwa.

Okno konfiguracji Comarch ERP Optima. Po lewej stronie w drzewku ustawień zaznaczona jest gałąź KSeF (wskazana czerwoną strzałką). Po prawej stronie zaznaczono checkbox aktywacji oraz wybrano tryb produkcyjny.

Krok 7: Nadawanie uprawnień operatora do obsługi KSeF

Po aktywacji modułu należy określić, którzy pracownicy (operatorzy) mają prawo do wysyłania i odbierania faktur.

  1. Przejdź do menu Konfiguracja -> Program -> Użytkowe -> Operatorzy.

  2. Otwórz kartę wybranego operatora i przejdź na zakładkę Parametry -> 1 Wspólne.

  3. W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur (prawa strona okna) zaznacz odpowiednie uprawnienia:

    • Prawo do wysyłania e-Faktur / odbioru UPO – umożliwia wysyłkę faktur sprzedaży.

    • Prawo do odbierania e-Faktur – pozwala na import faktur zakupowych z portalu rządowego.

Ustawianie uprawnień operatora do e-Faktur

Po nadaniu uprawnień operatorowi w konfiguracji programu, należy ustawić właściwy sposób logowania do systemu ministerialnego bezpośrednio z poziomu interfejsu użytkownika.

Krok 8: Zmiana sposobu uwierzytelniania w programie

Ten etap pozwala na przypisanie pobranych wcześniej plików certyfikatu do konkretnego stanowiska pracy w systemie ERP.

  1. Na górnej wstążce programu przejdź do zakładki KSeF.

  2. Odszukaj sekcję o nazwie KSeF i kliknij ikonę Zmień sposób uwierzytelniania KSeF (rozpoznasz ją po symbolu pęku kluczy).

Przycisk zmiany sposobu uwierzytelniania w menu KSeF programu Optima.

Krok 9: Wybór metody uwierzytelniania w programie Optima

Na tym etapie należy wskazać programowi, jakiego typu poświadczeń będziemy używać do komunikacji z serwerami ministerialnymi.

  1. W oknie Wybór sposobu uwierzytelniania odszukaj listę dostępnych metod logowania do systemu KSeF.

  2. Zaznacz opcję Certyfikat KSeF. Jest to metoda, dla której przygotowałeś pliki w pierwszej części poradnika.

  3. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do okna wskazywania ścieżek do plików na dysku.

Wybór certyfikatu KSeF jako metody uwierzytelniania w programie Comarch ERP Optima.

Krok 10: Implementacja certyfikatu i klucza w profilu operatora

W ostatnim oknie kreatora należy fizycznie wskazać pobrane z portalu Ministerstwa Finansów pliki oraz zabezpieczyć je hasłem, aby program mógł automatycznie autoryzować wysyłkę e-faktur.

  1. Wskazanie certyfikatu: W polu *Plik .crt kliknij ikonę folderu i wybierz z dysku pobrany plik (np. OPTIMA (2).crt).

  2. Wskazanie klucza prywatnego: W polu *Plik .key wskaż lokalizację odpowiadającego mu klucza prywatnego (np. OPTIMA (2).key).

  3. Wprowadzenie hasła: W polu Hasło wpisz unikalny ciąg znaków, który został nadany podczas generowania klucza na portalu KSeF.

  4. Automatyzacja pracy: Koniecznie zaznacz opcję Zapamiętaj hasło w Twoim profilu użytkownika Windows. Dzięki temu system będzie nawiązywał połączenie z KSeF w tle, nie pytając operatora o hasło przy każdej wystawianej fakturze.

  5. Zatwierdzenie: Kliknij przycisk Dalej, aby zapisać ustawienia i zamknąć kreator.

Formularz końcowy w Optima – wprowadzanie hasła i wskazywanie plików crt/key dla KSeF.

Weryfikacja końcowa: Pobranie listy faktur

Momentem „prawdy” dla całej konfiguracji jest pierwsze wywołanie sesji z poziomu listy dokumentów.

  1. Wywołanie listy: Na wstążce programu przejdź do zakładki KSeF i kliknij przycisk Faktury.

Po poprawnej konfiguracji pojawią się faktury z KSEF

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF? Jesteśmy do Twojej dyspozycji!

Mimo że proces ten zamknęliśmy w 10 konkretnych krokach, wiemy, że każda firma ma swoją specyfikę, a techniczne aspekty generowania certyfikatów czy nadawania uprawnień mogą budzić pytania. Jeden błąd w haśle lub nieprawidłowo wskazany plik może zablokować komunikację z serwerami Ministerstwa Finansów.

Nie musisz przechodzić przez to sam. Nasz zespół ekspertów oferuje:

  • Zdalną konfigurację KSeF: Przeprowadzimy Cię przez cały proces uwierzytelniania i implementacji plików .crt oraz .key bezpośrednio w Twoim systemie.

  • Pełny audyt ustawień Optima: Sprawdzimy konfigurację Twojej firmy i upewnimy się, że wszyscy operatorzy mają poprawnie zdefiniowane uprawnienia do wysyłki i odbioru e-faktur.

  • Wsparcie przy pierwszej wysyłce: Będziemy z Tobą podczas generowania pierwszych dokumentów ustrukturyzowanych, abyś miał pewność, że wszystko działa bez zarzutu.

  • Kompleksową opiekę nad systemem Optima: Pomagamy nie tylko w zakresie KSeF, ale w pełnej obsłudze procesów handlowych, magazynowych i księgowych w Twoim programie.

Aktualności ksef:

https://www.systemyit.pl/category/ksef/

Oszczędź czas i uniknij stresu związanego z nowymi przepisami.

Napisz do nas na czacie lub wypełnij formularz kontaktowy – zacznijmy bezpieczną pracę z KSeF już dziś!