Co to jest e-sprawozdanie?

Przed nami już niedługo okres sporządzania i wysyłki sprawozdań finansowych. Ten rok jednak przynosi nam zmiany w sposobie składania sprawozdań w KRS.  W roku 2018 sprawozdania już składaliśmy w formie elektronicznej. Forma elektroniczna polegała na zeskanowaniu odpowiednich dokumentów i przesłaniu ich za pomocą eKRS podpisując wysyłkę np profilem zaufanym.

W tym roku sytuacja jednak się zmienia, nie wysyłamy już skanowanych dokumentów , lecz plik XML zawierający dane w ściśle określonym formacie.

Co jest w tym pliku XML i jak on wygląda?

Plik XML można wygenerować za pomocą jednego z proponowanych programów (najczęściej wybierany):

e-sprawozdania_promocja

Plik XML to tak naprawdę plik tekstowy (możemy go otworzyć w notatniku lub przeglądarce internet explorer), zawierający uporządkowane dane , które są opisywane znacznikami. Przykładem opisania np danych osoby Jana Kowalskiego w XML może wyglądać tak:

<OSOBA>

<IMIE>JAN</IMIE>
<NAZWISKO>NOWAK</NAZWISKO>

</OSOBA>

Dzięki takiej strukturze danych , dane XML są w łatwy sposób interpretowane przez dowolny język programowania.

Jak wygląda przykładowy plik XML z e-sprawozdaniem?

Poniżej przedstawiam wycinek pliku XML z częściowymi danymi dotyczącymi bilansu:program e-sprawozdania struktura

Jak widać mamy w nim znaczniki dotyczące Bilansu jak również dane umieszczone w tych znacznikach. Format w jakim mają być ułożone te dane został sprecyzowany na stronach Krajowej Administracji Skarbowej i określony jako struktury e-sprawozdań w schematach XSD:

Krajowa Administracja Skarbowa e-sprawozdania

W schematach XSD jest dokładnie opisana struktura danych , jakiej oczekuje się przy składaniu sprawozdań finansowych.

Po co wprowadzono e-sprawozdania? Nie mogło być po „staremu”?

Jak można się domyślić celem ustawodawcy jest w szczególności zautomatyzowanie procesu rejestracji przesyłanych sprawozdań finansowych, a tym samym umożliwienie innym zainteresowanym podmiotom zapoznanie się z nimi w krótszym czasie.

Czy muszę stworzyć taki plik XML e-sprawozdania samodzielnie?

Oczywiście wytrwali mogą się pokusić o stworzenie takiego pliku z e-sprawozdaniem samodzielnie , nawet w notatniku windows, ale są już gotowe programy do generowania e-sprawozdań.  Możesz je kupić lub pobrać bezpłatnie tutaj: https://www.systemyit.pl/e-sprawozdania-program-do-generowania-sprawozdan-elektronicznych/

Nie musisz więc martwić się o znajomość XML czy też zapoznawać się z wymaganą strukturą pliku. W programach do e-sprawozdań wprowadzasz tylko niezbędne dane z dokumentów finansowych firmy, resztą zajmuje się już oprogramowanie.

Jak stworzyć plik e-sprawozdania

Mam już plik XML z e-sprawozdaniem , jak go podpisać?

Wynikiem prac programu do generowania e-sprawozdań jest plik XML, który należy podpisać elektronicznie. Podpis elektroniczny to nasz identyfikator cyfrowy, który potwierdza nas jako osobę , wcześniej zidentyfikowaną przez firmę potwierdzającą naszą tożsamość. Większość z nas dysponuje już zapewne profilem zaufanym, jeżeli nie posiadasz profilu, załóż go klikając: podpisanie e-sprawozdania profilem zaufanym

Posiadając profil zaufany , mamy możliwość podpisania e-sprawozdania tym profilem, robimy to bardzo podobnie jak w przypadku podpisywania plików JPK_VAT opisanych tutaj:
https://www.systemyit.pl/wysylka-pliku-jpk_vat-profilem-zaufanym-epuap-w-comarch-optima/

Jedyną różnicą jest wysyłanie pliku XML sprawozdania (zamiast JPK_VAT), który wygenerowaliśmy w programie do e-sprawozdań.

UWAGA!! Pojawiła się nowa metoda podpisania sprawozdania – „Podpis zaufany” – opisujemy to w tym artykule:

https://www.systemyit.pl/zaufany-podpis-elektroniczny-darmowy-podpis-elektroniczny-dla-kazdego/

Co się zmienia w pliku XML po podpisaniu?

Proces podpisywania polega na dodaniu do pliku unikalnych ciągów znaków, które identyfikują nas jako osobę , oraz wskazują instytucję, która potwierdziła naszą tożsamość. W przypadku podpisywania profilem zaufanym na końcu pliku XML zostaje dodany znacznik <ds:Signature> , który zawiera informacje o osobie podpisującej (id profilu zaufanego, imię, nazwisko, certyfikat, i inne niezbędne elementy podpisu).

Tak więc plik po podpisaniu zwiększy swoją objętość o ponad 5000 znaków (jeden podpis).

Czy muszę wyrobić podpis elektroniczny?

Osobiście sugeruję wyrobienie podpisu elektronicznego, jest to najbardziej pewny sposób podpisywania plików z e-sprawozdaniami i załączników do tych plików.  Na obecną chwilę można podpisać sprawozdanie profilem zaufanym, ale nie można już podpisać nim załączników PDF.

Weryfikowaliśmy  ostatnio czas niezbędny do uzyskania podpisu elektronicznego w Krajowej Izbie Rozliczeniowej przy osobistej wizycie – poniżej 60 minut!!
Posiadając podpis elektroniczny (podpis/certyfikat kwalifikowany) możemy podpisywać pliki na swoim komputerze za pomocą dostarczanego wraz z certyfikatem oprogramowania Szafir.
Więcej o zestawach podpisu elektronicznego znajdziesz tutaj:

http://www.elektronicznypodpis.pl/oferta/zestawy-do-e-podpisu/zestawy-z-certyfikatem-kwalifikowanym/

Jak podpisać dokument za pomocą zestawu do podpisu dowiesz się z instrukcji:

https://www.elektronicznypodpis.pl/gfx/elektronicznypodpis/userfiles/_public/informacje/instrukcje/instrukcja_podpis_i_weryfikacja_xades_pades_cades.pdf

 

Jak wysłać podpisane e-sprawozdanie?

Gdy posiadamy już podpisany plik XML, wysyłamy go przez stronę e-krs : https://ekrs.ms.gov.pl/ klikając w

Bezpłatne zgłaszanie dokumentów S24 ekrs

Po zalogowaniu klikamy w:

Wysyłka e-sprawozdania finansowego

Następnie klikamy DODAJ ZGŁOSZENIE , podajemy KRS podmiotu , następnie przechodzimy do rejestracji nowego zgłoszenia:

Rejestracja zgłoszenia w ekrs e-sprawozdania

Następnie klikamy w przycisk DODAJ DOKUMENT i przechodzimy do okna Dodania dokumentu:

e-sprawozdania , wysyłanie do KRS, wybór rodzaju dokumentu

 

Następnie wskazujemy podpisany plik klikając przycisk WYBIERZ PLIK.

Ważne jest, aby data sporządzenia dokumentu zgadzała się z datą sporządzenia w pliku XML w innym przypadku dostaniemy komunikat:

Błąd!Data sporządzenia dokumentu podana w zgłoszeniu nie zgadza się z datą sporządzenia dokumentu podaną w w pliku xml”

Błąd!Data sporządzenia dokumentu podana w zgłoszeniu nie zgadza się z datą sporządzenia dokumentu podaną w w pliku xml

Jeżeli nie jesteśmy pewni jaka data była wpisana podczas tworzenia pliku ze sprawozdaniem, możemy otworzyć ten plik np w notatniku i poszukać w nim znacznika w którym mamy datę:

<ns1:DataSporzadzenia>2019-02-26</ns1:DataSporzadzenia>

 

 

Po dodaniu pliku z poprawną datą klikamy przycisk ZAPISZ. Po jego kliknięciu nasz plik będzie weryfikowany pod kątem zgodności ze schematem XSD. Po pozytywnej weryfikacji, sprawozdanie nasze zostanie zapisane ,  możemy więc przejść do kolejnego kroku klikając „Dalej>”

W kolejnym kroku mamy możliwość zweryfikowania kompletność i formalna poprawność zgłoszenia:

wysyłka esprawozdania i jego weryfikacja w ekrs

Jeżeli weryfikacja przebiegnie pomyślnie możemy dodać dokument do repozytorium (przycisk wyślij do repozytorium staje się aktywny DF).

Weryfikacja e- sprawozdania w ekrs

Za pomocą systemu e-krs możemy również udostępnić e-sprawozdanie do podpisu drogą elektroniczną.